Cuando un empleado inicia una baja médica y concentra en su poder documentación o archivos corporativos esenciales, muchas empresas dudan sobre si pueden acceder a esa información sin vulnerar el RGPD. La normativa de protección de datos no prohíbe de forma absoluta el acceso a información corporativa, pero sí exige que este responda a una necesidad organizativa real, se realice en entornos de titularidad empresarial y se limite estrictamente a lo imprescindible, evitando cualquier intromisión en contenidos personales o ajenos a la actividad profesional.

El error más habitual es confundir el papel del Delegado de Protección de Datos con el de la dirección de la empresa. El DPO asesora y supervisa, pero no decide ni asume responsabilidades organizativas. Una correcta gobernanza del dato, con protocolos claros para ausencias y accesos, permite actuar con seguridad jurídica y evitar conflictos innecesarios. Anticiparse, en materia de protección de datos, sigue siendo siempre más eficiente que reaccionar.