Real Decreto 1007/2023: Cuenta atrás para los nuevos requisitos de facturación a empresas y profesionales
Resumen
Se ha publicado en el BOE del 6 de diciembre de 2023 el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresas y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
Este Reglamento desarrolla la Ley Antifraude 11/2021 en los requisitos que deben cumplir todos los programas de facturación, tanto para la emisión de facturas completas como facturas simplificadas (tiques).
La Ley Antifraude ya está en vigor desde el pasado 11 de Octubre de 2021 y sanciona el uso de programas que permitan la manipulación de los datos contables y de gestión, llevando una doble contabilidad para ocultar facturación a Hacienda y tributar por una cantidad menor, pero estaba pendiente del Reglamento
Antes del 1 de julio de 2025, todas las facturas completas y simplificadas que emitan empresas y profesionales se tienen que realizar mediante programas de facturación que cumplan los requisitos de este Reglamento y estén certificados.
No se podrán seguir realizando facturas mediante plantillas, hojas de Excel, tratamiento de texto o programas que no cumplan los requisitos de este Reglamento, aunque el profesional solo emita una factura al año.
Este cambio también afecta a todos los Puntos de Ventas que emitan tiques (facturas simplificadas) que tienen que adaptarse a este nuevo Reglamento.
La sanción por facturar mediante un programa que no esté debidamente adaptado y certificado se multa con 50.000€ por cada ejercicio que lo haya usado.
Por otro lado, está previsto por la Ley Crea y Crece 18/2022 que sea obligatoria la factura electrónica con formato estructurado en el ejercicio 2025 para las empresas cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros y para el 2026 para el resto de empresas y profesionales.
Reglamento RD 1007/2023
a) Objetivo del Reglamento
Este real decreto se centra exclusivamente en garantizar que los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación de los obligados tributarios cumplan el conjunto de estos requisitos, quedando fuera de su ámbito objetivo los procesos contables y de gestión de empresarios y profesionales.
Se quiere dar una mayor relevancia al papel de los consumidores finales o destinatarios de las facturas en el nuevo sistema, de manera que para cada factura completa o simplificada que reciban, en soporte electrónico o impresas en papel, estos puedan, en su caso, remitirla a la Administración tributaria para asegurar el cumplimiento tributario de los obligados a su emisión. La remisión de esta información contenida en el código QR no tendrá la consideración de denuncia pública, pero se podrá utilizar por la Agencia Tributaria para el ejercicio de sus competencias para la aplicación de los tributos.
Este Reglamento no se aplicará a los contribuyentes del SII (Suministro Inmediato de Información).
El texto reglamentario establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales en el ejercicio de su actividad, con el propósito de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. De esta forma se persigue alinear tales sistemas informáticos con la normativa tributaria para asegurar que toda transacción comercial genere una factura y una anotación en el sistema informático del contribuyente.
b) Modificaciones en el contenido de las facturas
Las facturas completas y las simplificadas deberán incluir el siguiente contenido:
La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código “QR” En el caso de que la factura sea electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código “QR”.
Estas facturas, sean electrónicas o no, incorporarán además la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
c) Requisitos de los sistemas informáticos de facturación
En el artículo 8 de este Reglamento se detallan los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación que son:
Los sistemas informáticos deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación generados conforme a este Reglamento. El sistema informático deberá tener capacidad de remitir por medios electrónicos a la Administración tributaria, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados conforme a este Reglamento.
El sistema informático deberá garantizar:
La integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez generados y registrados, no puedan ser alterados sin que el sistema informático lo detecte y avise de ello.
La trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último. A estos efectos, el sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable. Todos los datos registrados deberán encontrarse correctamente fechados, indicando el momento en que se efectúa el registro.
La conservación, durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, así como la accesibilidad y legibilidad, de todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
El sistema informático deberá contar con un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro de los registros de facturación generados por él, que deberán poder ser exportados a un almacenamiento externo en formato electrónico legible.
El sistema informático deberá contar con un registro de eventos que recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos, que deberán poder ser consultados desde el propio sistema informático.
En los sistemas informáticos deberá encontrarse debidamente disociado el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la consulta y al resto de funcionalidades exigidas sobre la información de los registros de facturación y de eventos.
d) Registros de facturación
Los sistemas informáticos de facturación que sean utilizados por los obligados tributarios deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura con determinada información de la factura.
Procederá la generación de un registro de facturación de anulación cuando se haya emitido erróneamente una factura y sea por lo tanto necesario anular su correspondiente registro de facturación de alta.
e) Huella y firma de los registros de facturación
Los sistemas informáticos indicados en este Reglamento deberán añadir una huella o «hash» a los registros de facturación de alta y de anulación, según las especificaciones que se determinen.
Asimismo, dichos registros de facturación de alta y de anulación deberán ser firmados electrónicamente.
f) Verificación del cumplimiento por parte de la Administración Tributaria
Con los requisitos, formalidades y límites establecidos por la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y por el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, que aprueba el Reglamento de las actuaciones y procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos, la Administración tributaria podrá personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático, y podrá exigir el acceso completo e inmediato a donde residan los registros de facturación y de eventos, o sus copias seguras, así como su descarga, volcado o copiado y consulta, siempre en formato legible, obteniendo, en su caso, el código de usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad que fuera necesaria.
La Administración tributaria podrá requerir y obtener copia de los registros de facturación conservados que deberá ser suministrada en formato electrónico mediante soporte físico o mediante envío automático y seguro por medios electrónicos a su sede electrónica, de acuerdo con los requisitos, formalidades y límites establecidos por la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y por el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, que aprueba el Reglamento de las actuaciones y procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos.
g) Sistemas VERI*FACTU
Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos para el cumplimiento de la obligación de facturación podrán remitir voluntariamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de forma automática y segura por medios electrónicos, todos los registros de facturación generados por los sistemas informáticos de acuerdo con las especificaciones técnicas que se establezcan para la remisión y tendrán la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU».
A los efectos de este Reglamento, se presumirá que los «Sistemas de emisión de facturas verificables» cumplen por diseño los requisitos establecidos en el apartado 2.3), y por lo tanto tampoco les será de aplicación lo dispuesto en el apartado 2.6) de requerir copia de los registros, ya que obran en poder de la Agencia Tributaria.
Los «Sistemas de emisión de facturas verificables» no tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación a la que se refiere el apartado 2.5), siendo suficiente con que calculen la huella o «hash» de dichos registros.
Se entenderá que un obligado tributario opta por un «Sistema de emisión de facturas verificables» por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
La opción en el uso de los «Sistemas de emisión de facturas verificables» se prolongará, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío de los registros de facturación.
h) Conclusiones
Si los registros de facturación se generarán de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura y no van a poder modificarse ya que tendrán una huella del contenido y firmado electrónicamente, no tiene ningún sentido no optar por «Sistemas VERI*FACTU» de envío de los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria y es lo recomendable.
Además, se evita tener que cumplir con los complejos requisitos de los sistemas informáticos de facturación y de firma electrónica de los registros de facturación.
Por otro lado, tras el período transitorio se plantea que sea obligatorio el envío de los registros de facturación y deje de ser una opción voluntaria.
En LBO Legal contamos con los recursos necesarios, junto a nuestros partners, para el oportuno análisis de su sistema de facturación e incluso para la implantación desde cero de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU».
Víctor López Jr.
Director & Fundador de LBO Legal
