Warning letters, PIPs y despidos en España: errores frecuentes en la gestión del bajo rendimiento
En muchas empresas, especialmente multinacionales o con equipos internacionales, la gestión del bajo rendimiento se apoya en una combinación de feedback informal, Performance Improvement Plans (PIPs) y warning letters, con la expectativa de que toda esa documentación permita justificar un despido llegado el momento.
Sin embargo, en España esta lógica suele fallar.
Este artículo analiza, a partir de un caso real de LBO Legal anonimizado, por qué numerosos despidos por bajo rendimiento acaban siendo declarados improcedentes, incluso cuando la empresa ha documentado extensamente el desempeño del trabajador.
Warning letter y despido disciplinario: una confusión habitual
Una warning letter en España no es un simple aviso ni un paso automático hacia el despido.
Desde el punto de vista jurídico, es una sanción disciplinaria con una finalidad concreta: corregir una conducta o un incumplimiento.
Su lógica es clara:
se sanciona un hecho concreto,
se advierte de las consecuencias si persiste,
y se concede al trabajador la oportunidad de corregir su comportamiento.
Si tras la warning letter no existe reiteración del incumplimiento, la sanción agota sus efectos disciplinarios. No queda “en reserva” para ser utilizada meses después como fundamento de una extinción contractual.
Además, el principio básico del derecho sancionador laboral es inequívoco:
nadie puede ser sancionado dos veces por los mismos hechos (non bis in idem).
PIPs y feedback no sustituyen al régimen disciplinario
Uno de los errores más habituales en empresas es asumir que los PIPs, las evaluaciones de desempeño, los 1:1 o el feedback recurrente, equivalen a sanciones.
No lo son.
Desde la perspectiva del derecho laboral español, estas herramientas cumplen una función de gestión, pero no disciplinaria. Un PIP acompaña, orienta y fija objetivos, pero no califica jurídicamente un incumplimiento ni genera consecuencias sancionadoras.
Cuando existe un bajo rendimiento real, imputable al trabajador y sostenido en el tiempo, la empresa debe activar formalmente el régimen disciplinario, conforme a la ley y al convenio colectivo aplicable. Documentar conversaciones sin sancionar no construye una causa válida de despido.
Documentar mejora debilita el despido por bajo rendimiento
Este es uno de los puntos más críticos y, a la vez, más ignorados en la práctica. Un patrón muy frecuente es el siguiente:
La empresa emite una warning letter por bajo rendimiento.
Se produce un cambio de funciones o se activa un PIP.
En evaluaciones posteriores, la propia empresa reconoce una mejora del desempeño.
Meses después, se intenta despedir al trabajador apoyándose en la warning inicial.
Desde un punto de vista jurídico, este planteamiento es extremadamente débil. Si la empresa documenta por escrito que el trabajador ha mejorado su rendimiento, cumple objetivos o se ha adaptado al nuevo rol, está reconociendo que la sanción cumplió su finalidad correctora y en ese contexto, resulta muy difícil sostener que existe un bajo rendimiento continuado, requisito esencial para un despido disciplinario por esta causa.
Prescripción de sanciones: el factor tiempo
El régimen disciplinario en España es especialmente estricto con los plazos. Con carácter general las faltas leves deben sancionarse en un plazo de 10 días desde que la empresa tiene conocimiento de los hechos; las faltas graves, en 20 días y las faltas muy graves, en 60 días, con un límite absoluto de seis meses desde que ocurrieron los hechos.
Si la empresa deja transcurrir estos plazos sin sancionar pierde la facultad disciplinaria y no puede “rescatar” esos incumplimientos más adelante para justificar un despido.
En la práctica, documentar mucho pero sancionar tarde equivale a no sancionar.
El error de importar modelos anglosajones
Muchas de estas disfunciones tienen un origen claro: la importación acrítica de modelos propios de otros sistemas jurídicos.
Entre los errores más comunes:
concebir el despido como una decisión esencialmente económica;
pensar en el “negotiated dismissal” como solución estándar;
utilizar el despido objetivo como atajo para resolver problemas individuales de desempeño.
El marco español es distinto ya que el despido disciplinario exige incumplimiento grave, actual, culpable y reiterado y el despido objetivo responde a causas estructurales, no a problemas personales de rendimiento.
Confundir estos planos suele desembocar en despidos improcedentes, con el consiguiente coste económico y reputacional.
Conclusión: cómo evitar despidos improcedentes por bajo rendimiento
En materia de despido por bajo rendimiento en España, la clave no es documentar más, sino documentar con coherencia jurídica.
Las empresas deben tener claro que una warning letter no habilita automáticamente el despido, los PIPs no sustituyen a las sanciones disciplinarias, documentar una mejora neutraliza la fuerza de sanciones previas y los plazos disciplinarios son determinantes.
Como regla práctica: El derecho laboral español no penaliza al empresario exigente, pero sí al empresario incoherente.
En LBO Legal asesoramos a empresas nacionales e internacionales en la gestión jurídica del bajo rendimiento, despidos disciplinarios y procesos complejos con empleados clave, ayudándoles a tomar decisiones alineadas con el marco legal español y evitando riesgos innecesarios.
Víctor López
Director de LBO Legal
