La AEPD comienza a sancionar el uso de WhatsApp en el ámbito laboral: lo que las empresas deben saber
El uso de WhatsApp como herramienta de comunicación laboral se ha convertido en una práctica habitual en muchas empresas. Su inmediatez y sencillez lo han hecho un canal tentador para coordinar turnos, resolver incidencias o mantener contacto directo con empleados.
Sin embargo, lo que a simple vista parece práctico puede derivar en riesgos jurídicos significativos, especialmente en materia de protección de datos y derecho a la desconexión digital.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ya ha comenzado a imponer multas a empresas que utilizan WhatsApp con sus empleados sin las debidas garantías, marcando un cambio importante en la interpretación de esta práctica.
🔍 Qué está sancionando la AEPD:
Entre los casos más recientes destacan:
Una empresa sancionada con 70.000 € por incluir a una trabajadora en un grupo de WhatsApp durante sus vacaciones, sin haber obtenido su consentimiento ni proporcionarle un terminal corporativo.
Otra organización multada con 2.000 € por añadir a un empleado a un grupo interno de WhatsApp sin justificar la base legal del tratamiento de su número personal.
Casos adicionales en los que se utilizaron grupos de WhatsApp para compartir información de clientes o coordinar tareas, vulnerando los principios de minimización y seguridad del RGPD.
Estas resoluciones evidencian que la AEPD considera que el número de teléfono personal de un trabajador es un dato personal protegido. Su uso para fines laborales, sin consentimiento expreso o sin base legal clara, constituye una infracción.
Riesgos legales y organizativos
Falta de base legitimadora
El consentimiento del trabajador no siempre se considera válido, ya que puede no ser completamente libre dentro de la relación laboral.Derecho a la desconexión digital
Las comunicaciones laborales fuera de horario, especialmente por canales personales, pueden vulnerar este derecho reconocido en el artículo 88 de la LOPDGDD.Ausencia de trazabilidad y control
WhatsApp no permite auditar ni gestionar adecuadamente la información corporativa ni los datos personales compartidos.Riesgo reputacional y económico
Además de las multas, este tipo de prácticas puede dar lugar a conflictos laborales y afectar la confianza interna en la organización.
Alternativas seguras: herramientas corporativas
El uso de plataformas diseñadas para la gestión interna, como Engagement by Mapal (Mapal OS), permite mantener una comunicación eficiente con los equipos sin comprometer el cumplimiento normativo.
Estas soluciones ofrecen trazabilidad, segmentación de usuarios, registro de comunicaciones y cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), además de contribuir a una cultura digital más profesional y ordenada.
Si la empresa decide mantener WhatsApp
En los casos en los que sea imprescindible su uso (por ejemplo, por razones operativas o de urgencia), LBO Legal recomienda formalizarlo mediante un documento de consentimiento informado, firmado por cada empleado.
Este documento debe detallar:
La finalidad concreta del uso de WhatsApp.
El carácter voluntario y revocable del consentimiento.
El respeto al horario laboral y al derecho a la desconexión.
Las medidas de seguridad y limitaciones en el tratamiento de datos.
Contar con este respaldo documental puede reducir significativamente el riesgo de sanción, aunque no elimina por completo la exposición ante la AEPD.
Conclusión
WhatsApp es una herramienta útil, pero no apta como canal estructural de comunicación laboral. La tendencia regulatoria apunta hacia la profesionalización y centralización de las comunicaciones internas en entornos corporativos seguros y auditables.
En LBO Legal ayudamos a las empresas a implantar políticas internas de comunicación digital y redactamos los consentimientos y cláusulas necesarias para garantizar el cumplimiento normativo y la protección jurídica frente a este tipo de riesgos.
Víctor López
Director de LBO Legal
